Les conditions de recours aux conférences téléphoniques ou messagerie instantanée pour les réunions distantes du CSE ont été précisées par un décret du 10 avril dernier.
Information du personnel sur le système technique utilisé
Le président du CSE doit informer les membres sur le mode technique utilisé (conférence téléphonique ou messagerie instantanée) et préciser, pour les réunions par messagerie instantanée, la date et l’heure de début de la réunion et celles à laquelle interviendra au plus tôt sa clôture. Ces informations suivent les règles applicables à la convocation des réunions de l’instance : convocation et transmission de l’Ordre du jour 3 jours avant la réunion.
Garanties du système
L’engagement des délibérations est subordonné à la vérification que l’ensemble des membres a accès aux moyens techniques satisfaisants.
Le dispositif technique mis en œuvre doit garantir l’identification des membres du CSE, ainsi que leur participation effective en assurant la retransmission continue et simultanée du son, ou des messages écrits au cours de ces délibérations. Par ailleurs, le système technique ne doit pas faire obstacle à la tenue de suspensions de séance.
Déroulement des délibérations en cas de vote à bulletins secrets
En cas de vote à bulletins secrets, le dispositif doit répondre aux conditions prévues pour les délibérations prises en visioconférence (art. D.2315-1 et suivants C. trav.) :
- Secret du vote : aucune donnée électronique ne doit permettre de relier le représentant du personnel à l’expression de son vote.
- Simultanéité du vote : les participants disposent d’une durée identique pour voter à compter de l’ouverture du vote. Le président du CSE adresse les résultats du vote à l’ensemble des membres (réunion par messagerie instantanée).
Des applications de vote électronique existent sur le marché et sont accessibles facilement.
Lors des réunions par messagerie instantanée, les débats sont clos par message du président de l’instance, qui ne peut intervenir avant l’heure limite fixée pour la clôture.
Pour alléger les formalités de consultation, il sera opportun d’ajouter au règlement intérieur du CSE, une clause prévoyant pour la période d’état d’urgence sanitaire, le recours systématique au vote à main levée, sauf dans les cas où la loi en dispose autrement.