Comment conclure un accord d’entreprise pendant le Covid 19 ?

Comment, en période de confinement, concilier la nécessité de conclure rapidement un accord et le respect des délais, parfois importants, prévus par le code du travail, notamment dans les entreprises dépourvues de DS ?  L’ordonnance n°2020-428 du 15 avril 2020 apporte un début de réponse en réduisant substantiellement certains délais inhérents à la négociation.

 

Ainsi, dans les entreprises de 50 salariés et plus dépourvues de DS où l’employeur envisage de négocier avec les élus du CSE, mandatés ou non, le délai d’1 mois ouvert aux organisations syndicales représentatives de la branche pour mandater les élus est réduit à 8 jours.

 

De même, dans les entreprises de moins de 11 salariés, si l’employeur décide de soumettre un projet d’accord à référendum d’entreprise, le délai de 15 jours imposé entre la remise aux salariés du projet d’accord et l’organisation de la consultation est ramené à 5 jours.

 

En pratique, comment « signer » un accord quand on est confiné ? 

 

Si l’ordonnance n’apporte pas de réponse, le Ministère du travail indique que durant le confinement, la « réunion présentielle » doit rester exceptionnelle, dictée par l’urgence et sous réserve de respecter strictement les règles de distanciation et les gestes barrières. Comme pour le télétravail, qui devient la norme en période épidémique, le Ministère recommande des réunions de négociations distantes, qui peuvent se tenir en visioconférence, voire en audioconférence à condition que tous les acteurs puissent participer à la négociation et que les dispositifs techniques utilisés permettent la loyauté des débats de la négociation.

 

Pour la signature, plusieurs solutions peuvent être utilisées.

 

Première solution :  l’accord peut être signé par un dispositif de signature électronique sécurisé garantissant l’authenticité et l’identification du signataire. De nombreuses solutions techniques, évidemment payantes, existent en ligne.

 

Deuxième solution : la signature à distance. Chaque signataire imprime, paraphe et signe le document définitif, puis le numérise et l’envoie par voie électronique. S’il n’est pas possible que l’ensemble des signatures figurent sur le même document, l’accord déposé sera alors constitué par l’ensemble des documents paraphés et signés (autant que de signataires). Pour les signataires ne disposant pas de moyen d’impression, l’exemplaire peut leur être adressé par courrier ou par porteur aux fins de signature. Chaque signataire peut alors signer et parapher puis prendre en photo l’exemplaire et le renvoyer par voie électronique.

 

https://www.legifrance.gouv.fr/jo_pdf.do?id=JORFTEXT000041800927

 

https://travail-emploi.gouv.fr/le-ministere-en-action/coronavirus-covid-19/questions-reponses-par-theme/article/dialogue-social

 

Comment envoyer un courrier RAR en plein confinement ?

Dans le contexte de crise sanitaire, le ministère de l’économie vient de publier un arrêté du 15 avril 2020 visant de concilier les exigences de continuité du service postal et l’impératif de protection de la santé des postiers et de ses clients.

 

Ainsi, afin de garantir la sécurité de tous, le recueil de signature des lettres RAR a été temporairement suspendu au profit d’une distribution sans contact. En cas d’absence du destinataire ou de refus de ce mode de livraison, le facteur doit l’informer du lieu où la lettre recommandée sera mise en instance.

 

Plus exactement, après s’être assuré oralement de la présence du destinataire, le facteur doit demander son accord pour une distribution dans la boite aux lettres ou à défaut sur le pas de porte. Il établit ensuite la preuve de distribution qui doit comporter notamment :

 

  • les nom et prénom du destinataire ;
  • une attestation sur l’honneur de remise du pli (émise par le facteur) ;
  • la date et l’heure de distribution ;
  • le numéro d’identification de l’envoi ;
  • la mention « procédure spéciale Covid-19 » à la place de la signature requise.

 

Par ailleurs, le délai de garde des lettres recommandées mises en instance depuis le 20 mars 2020 est exceptionnellement allongé de 15 jours ouvrés jusqu’à la fin de l’état d’urgence sanitaire, fixée à ce jour au 24 mai 2020. Au moment du retrait, il devra être consigné sur la preuve de distribution les informations suivantes :

 

  • les nom et prénom du destinataire ou, le cas échéant, ceux du représentant ;
  • la pièce justificative d’identité ;
  • la date de distribution ;
  • la date de présentation de l’envoi.

 

L’employé de la Poste devra la signer à l’aide d’un code spécifique. Il ne peut pas exiger la signature du destinataire ou de son représentant sur quelque support que ce soit.

 

Sauf réclamation faite par tout moyen (notamment par voie électronique), au plus tard à midi le 2ème jour ouvrable suivant la remise de l’envoi, la livraison est considérée conforme.

 

Source : https://www.legifrance.gouv.fr/eli/arrete/2020/4/15/ECOI2009576A/jo/texte/fr

Arrêts de travail COVID 19 et indemnités complémentaires

L’ordonnance du 15 avril 2020 portant diverses dispositions sociales pour faire face à l’épidémie de Covid-19 et le décret n°2020-434 du 16 avril 2020 précisent les modalités de versement de l’indemnité complémentaire aux allocations journalières de sécurité sociale, versée par l’employeur.

 

Le décret s’applique aux indemnités complémentaires versées pour les arrêts de travail dérogatoires (pour mesure d’isolement, garde d’un enfant de moins de 16 ans, pour vulnérabilité ou en raison de la particulière vulnérabilité d’une personne avec laquelle il partage son domicile) délivrés sur la période du 12 mars au 31 mai 2020.

 

Sont également visées les arrêts de travail justifiés par l’incapacité résultant de la maladie ou d’un accident, liés ou non au Covid-19, sur la période du 12 mars jusqu’à la fin de l’état d’urgence sanitaire, fixée pour le moment au 24 mai 2020.

 

Le délai de carence est supprimé par le décret pour les 2 types d’arrêts de travail définis ci-avant, en sorte que le versement des indemnités complémentaires intervient dès le 1er jour d’absence, comme les indemnités journalières versées par la sécurité sociale.

 

Toutefois, pour les salariés bénéficiant d’indemnités complémentaires en raison d’un arrêt de travail justifié par l’incapacité résultant d’une maladie ou d’un accident lié ou non au Covid-19 ayant commencé entre le 12 et le 23 mars 2020, l’indemnité est versée à compter du 4ème jour d’absence.

 

Le nombre de jours indemnisés est limité, calculé sur 12 mois et lié à l’ancienneté du salarié, et plafonné à 90 jours indemnisés à hauteur de 90 %. Le décret prévoit que ni les durées des indemnisations effectuées au cours des 12 mois antérieurs à la date de début de l’arrêt de travail concerné, ni les durées des indemnisations effectuées au cours de cette période ne sont prises en compte pour le calcul de la durée totale d’indemnisation au cours des 12 mois.

 

S’agissant du montant de l’indemnité à verser au salarié bénéficiant d’un arrêt de travail dérogatoire (mesure d’isolement, d’éviction, maintien à domicile ou garde d’un enfant de moins de 16 ans), il est égal pour la période courant du 12 mars au 30 avril 2020, quelle que soit la durée totale d’indemnisation, à 90 % de la rémunération brute qu’il aurait perçue s’il avait continué à travailler en tenant compte du montant des indemnités journalières de la sécurité sociale.

Attention : à compter du 1er mai 2020, ces salariés en arrêt de travail pour ces motifs seront placés en activité partielle.

 

Pour les salariés bénéficiant d’arrêts de travail justifiés par l’incapacité résultant de la maladie ou d’un accident lié ou non au Covid-19, l’indemnité complémentaire devrait suivre le régime de l’article D1226-1 du code du travail (90% pendant 1 mois puis 66%).

Covid 19 : Les règles d’indemnisation de l’activité partielle des salariés au forfait et des VRP enfin précisées

Le décret du 16 avril apporte des précisions très attendues pour l’indemnisation des salariés sous forfait en jours et les travailleurs non soumis aux règles de la durée du travail (ex VRP), placés en situation d’activité partielle.

 

Une table de conversion en heures pour les salariés au forfait annuel

 

Pour les salariés soumis à une convention de forfait en jours ou en heure sur l’année, le décret pose une simple règle de conversion pour déterminer les heures indemnisables :

 

  • une demi-journée non travaillée correspond à 3 h 30 non travaillées ;
  • un jour non travaillé correspond à 7 heures non travaillées ;
  • une semaine non travaillée correspond à 35 heures non travaillées.

 

Les jours non travaillés correspondant aux congés et au jours de repos liés au forfait (RTT), sont également l’objet d’une conversion en heures à déduire du contingent indemnisable. 

 

VRP : une indemnisation sur la base d’un salaire moyen de référence

 

Pour les VRP non soumis à un dispositif d’aménagement du temps de travail, l’indemnité d’activité partielle se calcule sur la base d’un différentiel de rémunération, en 4 étapes.

 

1. Identifier la rémunération mensuelle de référence, égale à la moyenne des rémunérations brutes perçues au cours des 12 derniers mois civils précédant la date de placement en activité partielle.

 

2. Déterminer le montant horaire de référence servant au calcul de l’indemnité et de l’allocation d’activité partielle. Cette base horaire est égale au salaire de référence divisé par la durée légale du temps de travail.  

 

3. Calculer la perte de rémunération correspondant à l’activité partielle en effectuant la différence entre la rémunération mensuelle de référence et la rémunération mensuelle effectivement perçue au cours de la période considérée.

 

4. Définir le nombre d’heures indemnisables en divisant ce résultat différentiel et le montant horaire de référence calculé au 2. L’indemnisation se fait sur la base du résultat obtenu, dans la limite de la durée légale.

 

Sont exclus de l’assiette de calcul de l’indemnité d’activité partielle, les remboursements de frais professionnels et les éléments de rémunération qui ne sont pas la contrepartie du travail effectif ou ne sont pas affectés par la réduction ou l’absence d’activité et sont alloués pour l’année.

 

Exemple : Un salarié sous statut VRP rémunéré exclusivement sur commissions a perçu pour la période du 1er mars 2019 au 29 février 2020, une rémunération totale brute de 59 843 € (exclusion faite des remboursements de frais professionnels, primes annuelles et autres accessoires de salaire exclus de l’assiette). Il est placé en activité partielle du 16 mars au 30 juin 2020.

 

  • Sa rémunération mensuelle de référence est égale à 4.986,96 €
  • Ce qui correspond à un salaire horaire de 32,88 €. 
  • En mars il a perçu ses commissions pour un montant de 3.195 € brut. La perte de rémunération est de 1.791,96 €
  • Cette perte correspond à 54,5 h. 

 

En conséquence pour le mois de mars, l’employeur va déclarer une activité partielle équivalente à 54,5 heures et verser une indemnité de chômage partielle égale à 70% du salaire brut soit 54,5 h x 32,88 € x 0,7 = 1.254,37 €. 

 

L’employeur percevra en remboursement cette même somme dans la mesure où elle est inférieure à 4,5 fois le smic

 

Source : https://www.legifrance.gouv.fr/jo_pdf.do?id=JORFTEXT000041804453

Covid 19 : Des précisions sur les « réunions distantes » du CSE

Les conditions de recours aux conférences téléphoniques ou messagerie instantanée pour les réunions distantes du CSE ont été précisées par un décret du 10 avril dernier. 

 

Information du personnel sur le système technique utilisé

 

Le président du CSE doit informer les membres sur le mode technique utilisé (conférence téléphonique ou messagerie instantanée) et préciser, pour les réunions par messagerie instantanée, la date et l’heure de début de la réunion et celles à laquelle interviendra au plus tôt sa clôture. Ces informations suivent les règles applicables à la convocation des réunions de l’instance : convocation et transmission de l’Ordre du jour 3 jours avant la réunion.

 

Garanties du système

 

L’engagement des délibérations est subordonné à la vérification que l’ensemble des membres a accès aux moyens techniques satisfaisants. 

 

Le dispositif technique mis en œuvre doit garantir l’identification des membres du CSE, ainsi que leur participation effective en assurant la retransmission continue et simultanée du son, ou des messages écrits au cours de ces délibérations. Par ailleurs, le système technique ne doit pas faire obstacle à la tenue de suspensions de séance.

 

Déroulement des délibérations en cas de vote à bulletins secrets

 

En cas de vote à bulletins secrets, le dispositif doit répondre aux conditions prévues pour les délibérations prises en visioconférence (art. D.2315-1 et suivants C. trav.) : 

 

  • Secret du vote : aucune donnée électronique ne doit permettre de relier le représentant du personnel à l’expression de son vote. 
  • Simultanéité du vote : les participants disposent d’une durée identique pour voter à compter de l’ouverture du vote. Le président du CSE adresse les résultats du vote à l’ensemble des membres (réunion par messagerie instantanée).

 

Des applications de vote électronique existent sur le marché et sont accessibles facilement.

 

Lors des réunions par messagerie instantanée, les débats sont clos par message du président de l’instance, qui ne peut intervenir avant l’heure limite fixée pour la clôture.

 

Pour alléger les formalités de consultation, il sera opportun d’ajouter au règlement intérieur du CSE, une clause prévoyant pour la période d’état d’urgence sanitaire, le recours systématique au vote à main levée, sauf dans les cas où la loi en dispose autrement.

Travaillez masqué

Après quelques atermoiements, les autorités préconisent désormais le port généralisé du masque.

 

Est-ce à dire que les salariés qui travaillent doivent désormais travailler masqués et si oui quel type de masque leur fournir sachant que les masques FFP2 et chirurgicaux sont réservés au personnel soignant.

 

Afin de faire face à la pénurie de masques, le Gouvernement a demandé la mise en production à grande échelle de deux nouvelles catégories de masques antiprojection à usage professionnel non sanitaire dont devrait prochainement être équipée la plupart des salariés :

 

Les masques individuels à usage des professionnels en contact avec le public

 

L’usage de ces masques est destiné aux populations amenées à rencontrer du public dans le cadre de leurs activités professionnelles (policiers, gendarmes, hôtesses de caisses, etc.). Ils ont des propriétés de filtrage sur les particules émises de trois microns compatibles avec cette utilisation.

 

Les masques de protection à visée collective pour protéger l’ensemble d’un groupe

 

Ces masques sont destinés à l’usage d’individus ayant des contacts occasionnels avec d’autres personnes, dans le cadre professionnel. Ce masque pourra être porté par l’ensemble des individus d’un sous-groupe (entreprise, service, etc.) lorsque le poste ou les conditions de travail le nécessitent. 

 

En attendant, les masques « fait maison » ou « do it yourself » non normés et non testés peuvent répondre à un besoin pour des personnes non directement exposées, en association et en complément de l’application stricte des gestes barrières.

 

Car comme le martèle le gouvernement : « dans tous les cas le port d’un masque non sanitaire complète les gestes barrières mais ne les remplace pas » !

Faute inexcusable et COVID-19

Le principe de l’indemnisation forfaitaire accordée à la victime d’un accident du travail ou au salarié atteint d’une maladie professionnelle reconnue exclut, pour la victime, toute possibilité de rechercher, dans les conditions de droit commun, la responsabilité de son employeur pour obtenir une réparation complémentaire, sauf en cas de faute inexcusable de l’employeur.

 

La faute inexcusable de l’employeur, qu’il appartient au salarié victime de prouver, est établie si l’employeur avait conscience ou, en raison de son expérience et de ses connaissances techniques, aurait dû avoir conscience du danger encouru par les salariés, et qu’il n’a pas pris les dispositions nécessaires pour l’en préserver.

 

Dans son Questions/réponses mis à jour, le ministère du travail rappelle que si une infection au COVID-19 est prise en charge au titre d’un accident du travail par la sécurité sociale, une éventuelle faute inexcusable de l’employeur ne peut être retenue que s’il est démontré que celui-ci avait conscience du danger auquel était exposé le salarié et qu’il n’a pas pris les mesures nécessaires pour l’en préserver.

 

Dans le cadre du COVID-19, les mesures nécessaires sont celles préconisées par les autorités, en particulier les mesures prises pour respecter les gestes barrière et les règles de distanciation.

 

Rappelons qu’il incombe ainsi à chaque employeur, à l’occasion de la reprise du travail de :

– procéder à l’évaluation des risques encourus sur les lieux de travail ;

– déterminer, en fonction de cette évaluation les mesures de prévention les plus pertinentes (mettez à jour vos DUER !) ;

– associer les représentants du personnel à ce travail ;

– solliciter au besoin le service de médecine du travail ;

– respecter et faire respecter les gestes barrière recommandés par les autorités sanitaires.

 

Enfin n’oublions pas que chaque salarié est acteur de sa propre protection et de celles de ses collègues et qu’il est légalement tenu de l’assurer en respectant notamment les gestes barrière.

Suspension des élections professionnelles pendant la crise sanitaire

Pour répondre aux effets de la crise sanitaire, l’Ordonnance n°2020-389 du 1er avril 2020 a suspendu tous les processus électoraux en cours dans les entreprises, pour la période du 12 mars 2020 à l’expiration d’un délai de 3 mois après la fin de l’état d’urgence sanitaire. Sont également suspendues les éventuelles contestations d’élections professionnelles auprès de la DIRECCTE et du juge judiciaire.

 

Cette suspension n’aura aucune incidence sur la régularité des éventuels scrutins des 1er ou 2nd tour organisés entre le 12 mars et le 02 avril 2020, jour d’entrée en vigueur de l’ordonnance.

 

Si l’administration a été saisie de recours après le 12 mars 2020 (contestation, détermination du périmètre des établissements distincts, réparation des sièges), elle disposera d’un délai de 2 mois pour se prononcer. Ce délai commencera à courir à la date de la fin de suspension des opérations électorales. Il en est de même pour le recours des parties si l’administration s’est prononcée après le 12 mars 2020.

 

Enfin, l’Ordonnance précise que, pour les mandats échus, les nouvelles élections devront être enclenchées dans les 3 mois de la cessation de l’état d’urgence, les mandats en cours étant légalement prolongés jusqu’à la proclamation de leurs résultats.

 

Dès lors et en l’état d’un état d’urgence devant à ce jour prendre fin le 24 mai 2020, la reprise des processus électoraux devra intervenir pour le 24 août 2020 au plus tard.

Covid-19 : Attention à la mise à jour des DUERP !

Il est aujourd’hui acquis que l’employeur doit prendre les mesures nécessaires pour assurer la sécurité et protéger la santé physique et mentale des travailleurs (L4121-1 CT), puis veiller à l’adaptation de ces mesures pour tenir compte du changement des circonstances et tendre à l’amélioration des situations existantes.

 

En pratique, le législateur a donc créé une obligation d’inventaire des risques identifiés dans chaque unité de travail de l’entreprise, d’évaluation des facteurs de gravité et fréquence afférents à chacun – en tenant compte de l’impact différencié de l’exposition au risque en fonction du sexe – et de définition des moyens de prévention adaptés.

 

Et il a imposé la retranscription de l’ensemble dans un document unique d’évaluation des risques professionnels (DUERP) remis à jour au moins une fois par an (R4121-1 CT).

 

S’agissant du Covid-19, la plus large part de ce travail est déjà faite puisque le risque est inventorié, ses facteurs de fréquence et gravité sont connus, et les autorités sanitaires ont défini les « gestes barrières » et la distanciation sociale comme des moyens de prévention adaptés.

 

Dans ce contexte, il ne reste plus à chaque employeur qu’à adapter ces éléments d’analyse aux spécificités de son entreprise, et à retranscrire l’ensemble dans son DUERP.

 

C’est ce qui lui permettra d’identifier les postes éventuels pour lesquels ces mesures de prévention ne peuvent pas être efficacement mises en place, et de justifier – notamment auprès de la DIRECCTE en cas de contrôle sur le chômage partiel – qu’il doivent rester vacants.

 

Au-delà de l’intérêt sanitaire de cette démarche, il est utile de rappeler que le défaut de mise à jour du DUERP est sanctionné pénalement (R4741-1 CT) d’une amende pouvant atteindre 7.500 € pour les personnes morales.

 

Et qu’en cas de demande de reconnaissance d’une faute inexcusable de l’employeur à l’origine d’un AT / MP déclaré par le salarié, la mise en évidence d’un risque non évalué dans le DUERP conduit de facto à une condamnation de l’employeur (Cass Civ 2, 11 février 2016, 15-10.152 ; Cass. Civ 2, 12 octobre 2017, 16-19.412).

Covid-19 : Report des examens médicaux par le médecin du travail

En raison de la pandémie de Covid-19, le décret n°2020-410 du 8 avril 2020, paru au JO du 9 avril, permet aux médecins du travail d’adapter temporairement les dates des examens médicaux d’aptitude à la situation d’urgence sanitaire. Cette mesure concerne seulement les examens médicaux dont la date d’échéance est comprise entre le 12 mars et le 31 août 2020.

 

Ainsi, la visite initiale d’information et de prévention, ainsi que son renouvellement pourront faire l’objet d’un report jusqu’au 31 décembre 2020, sauf pour certains travailleurs vulnérables (handicapés, mineurs, titulaires d’une pension d’invalidité, femmes enceintes, travailleurs de nuit, travailleurs exposés à des champs électromagnétiques d’une valeur supérieure aux seuil maximum d’exposition) et ceux soumis à un suivi individuel renforcé.

 

Les visites de reprise pourront être reportées, sans que ce report ne fasse obstacle à la reprise du travail, dans la limite d’1 mois suivant la reprise effective pour les travailleurs soumis au suivi individuel renforcé et à 3 mois pour les autres salariés.

 

A l’inverse, ces visites de reprise devront être effectuées avant la reprise effective pour certaines catégories de travailleurs (travailleurs handicapés, jeunes de moins de 18 ans, titulaires d’une pension d’invalidité, femmes enceintes, venant d’accoucher ou allaitantes et travailleurs de nuit). 

 

Attention, c’est au médecin du travail (et à lui seul) de décider de ces reports. 

 

L’employeur doit donc continuer à saisir le service de santé dans les conditions normales pour programmer les examens médicaux. Ainsi pour la visite de reprise, dès qu’il a connaissance de la date de la fin de l’arrêt de travail, il lui appartient de solliciter le service de santé au travail pour organiser l’examen de reprise le jour de la reprise effective (et avant celle-ci, le cas échéant).

 

https://www.legifrance.gouv.fr/jo_pdf.do?id=JORFTEXT000041789669